Zavod–Kongresnoturistični urad je neprofitna organizacija, samostojna pravna oseba, ki jo je leta 2004 ustanovilo 15 podjetij, aktivnih na področju kongresnega turizma. Glavni cilj zavoda je promocija in trženje Slovenije kot kongresne in incentive destinacije ter pridobivanje tako nacionalnih kakor tudi mednarodnih dogodkov. Deluje kot profesionalni nepristranski posrednik med organizatorji dogodkov, ponudniki storitev ter podpornimi organizacijami, katerim skupni cilj je najti čimbolj ustrezno rešitev za organizacijo in izvedbo dogodkov. Med svojimi člani vključuje kongresne centre, profesionalne kongresne organizatorje (t.i. PCO), hotele, strokovne kongresne turistične agencije (t.i. DMC), Zavod za turizem Ljubljana ter druge ponudnike storitev. Slovenska turistična organizacija je njegov strateški partner. Zavodu je bil s strani Ministrstva za gospodarstvo v letu 2008 podeljen status pravne osebe, ki deluje v javnem interesu na področju spodbujanja razvoja turizma na nacionalni ravni. Zavod-Kongresnoturistični urad trenutno združuje 62 članov, ponudnikov kongresnih zmogljivosti in storitev. Za uspešno uveljavitev na močno konkurenčnem mednarodnem kongresnem tržišču je profesionalnost in kakovost storitev, ki je zagotovljena skozi proces standardizacije, ključnega pomena.Zavod-Kongresnoturistični urad je uvedel standarde za kongresno dejavnost, ki so po svojem obsegu edinstveni v mednarodnem prostoru. Uvedba standardov predstavlja za Urad strateško orodje za dvig kakovosti kongresne dejavnosti. S standardizacijo ponudnikov v kongresni dejavnosti se kupcu storitev, proces iskanja destinacije, prizorišča dogodka, organizatorja dogodka, hotela, kongresne agencije in drugih ponudnikov, močno olajša. Kupec na zelo pregleden način dobi jasen vpogled kdo nudi katero storitev. S standardi ima naročnik boljši pregled nad kvaliteto storitev, ki jo nudi določen ponudnik in s tem olajšano pripravo in izvedbo svojega dogodka. Inovativnost projekta standardizacije je predvsem v kompleksnosti kategorij ponudnikov (kjer je določeno kaj vse mora le ta izpolnjevati), ki smo jih sistematično definirali, kjer je poleg večje preglednosti za naročnike, zagotovljena enotna obravnava primerljivih kategorij članov in dvig kakovosti slovenskega kongresne dejavnosti ter izpostavitev najboljših članov. Standardi omogočajo slovenskim ponudnikom lažje pozicioniranje na lokalnem in mednarodnem trgu ter uvajanje izboljšav v lastnem okolju. Priprava standardov je temeljila na priporočilih mednarodnih strokovnih organizacij s področja kongresne dejavnosti in je hkrati novost, saj nobena država še ni izdelala tako celovitih standardov. Standardizacija ponudnikov zajema deset kategorij (A - J). Kategorije A do vključno D in kategorija H so ponudniki kongresnih storitev, medtem ko so kategorije od E do G in kategorija J ponudniki zmogljivosti. Člani, ki so izpolnjevali kriterije, so pridobili znak certificiran član za posamezne kategorije. Certifikate od A do J je prejelo 70 slovenskih ponudnikov, članov Kongresnega urada. V letu 2007 so se standardizirale vse kategorije obstoječih članov Zavoda-Kongresnoturistični urad. Dosežena stopnja ni povezana s kategorizacijo nastanitvenega obrata ali drugimi turističnimi kategorizacijami. Uradna podelitev certifikatov je bila izvedena na 4. letnem srečanju zavoda. Kategorije članov in število ponudnikov, ki so prejeli posamezen certifikat:
kategorija A: nacionalni, regionalni ali lokalni kongresni urad (2), kategorija B: profesionalni kongresni organizatorji (3), kategorija C: DMC agencija (6), kategorija D: agencija za organizacijo dogodkov (4), kategorija E: kongresni in razstaviščni center (2), kategorija F: kongresni hotel (5),
kategorija G: hoteli s konferenčnimi zmogljivostmi (28), kategorija H: ponudnik drugih kongresnih storitev (13), kategorija I: prizorišča za posebne dogodke (4), kategorija J: druga prizorišča (2)
Standardi imajo tudi močno izobraževalno vlogo. Vsak ponudnik storitev je lahko iz dokumenta razbral na katerem področju mora izboljšati oz. dopolniti svojo ponudbo. Standardi veljajo 3 leta.
Standardizacija je kakovostno načrtovana novost, ki s svojo strukturo prispeva k sistemskemu razvrščanju kategorij ponudnikov kongresnih storitev in zmogljivosti, dvigu kakovosti ter promociji slovenske kongresne ponudbe. Želimo izpostaviti, da v svetu danes deluje nekaj deset mednarodnih združenj kongresne stroke, ki imajo v okviru svoje dejavnosti pripravljena priporočila za vzpostavitev standardov, vendar se še nihče problematike ni lotil tako sistematično in v celoti, kot je to storil Kongresni urad. Kongresni urad je definiral 10 različnih kategorij ponudnikov zmogljivosti in storitev v kongresni dejavnosti, glede na ponudbo v slovenskem prostoru. Ocenjevanje je bilo izvedeno v letu 2007 in je temeljilo na presoji zelo podrobnih tehničnih kriterijev za vsako od kategorij, ki jih je moral izpolnjevati vsak član. Celoten proces standardizacije je potekal v več korakih. Ocenjevalno komisijo so sestavljali strokovnjaki s področja kongresne dejavnosti. Po pridobitvi izpolnjenih obrazcev je ocenjevalna komisija preverila točnost podatkov inv primeru izpolnjevanja pogojev je bil članu dodeljen izbrani standard. V primeru da je komisija ocenila, da član ne izpolnjuje pogojev za katere standard želi pridobiti, je bil član o tem obveščen in predlagana mu je bila alternativna kategorija. Nekateri od članov so izpolnili več kot en standard. Menimo, da je projekt izviren, inovativen in sistemsko zastavljen ter pripomore k kakovostni promociji kongresno-turističnih ponudnikov Slovenije. Danes organizatorji dogodkov želijo hitre, kakovostne in učinkovite rešitve, s čim manjšimi stroški in čim večjo dodano vrednostjo. S standardizacijo slovenske kongresne ponudbe je potencialnemu naročniku storitev, sam proces iskanja destinacije, organizatorja, hotela in drugih ponudnikov, mnogo učinkovitejši. Na zelo pregleden način dobi jasen vpogled kdo ponuja kaj. Poleg tega organizatorji kongresov in njihovi udeleženci pričakujejo od destinacije in vseh ponudnikov v kongresni verigivrhunsko storitev, izvedeno na profesionalni način. To je najbolj doseženo s standardizacijo ponudbe. S tem zagotovimo, da domači ali tuji organizator dogodkov ve, katere in kakšno kvaliteto storitev lahko pričakuje od ponudnika. Proces realizacije uvedbe standardov je končan, vendar se zavedamo, da je potrebno stalno spremljanje trendov in novosti na področju kongresne dejavnosti, zato je predvideno tudi ažuriranje standardov v skladu s prihodnjimi trendi.
Z uvedbo standardov smo dosegli večjo preglednost slovenske kongresne ponudbe za organizatorje dogodkov, torej za naše kupce storitev. Dvignila se je kakovost ponudbe, ponudniki storitev in zmogljivosti pa so lažje primerljivi med seboj. Uvedba standardizacije je pripomogla k večji osveščenosti o pomenu kakovosti storitev in posameznih zmogljivosti, ter izpostavila edukativno dodano vrednost za posamezne ponudnike. Z njihovo uvedbo je omogočeno učinkovitejše trženje storitev in zmogljivosti ter ustrezno pozicioniranje ponudnikov na področju kongresne dejavnosti v domačem in mednarodnem prostoru. Izboljšali smo komunikacijo med posameznimi člani, ponudniki različnih kategorij na lokalnem in regionalnem področju. Standardizacija tudi služi kot vodilo pri strateških investicijah in razvojnih projektih v kongresni dejavnosti pri posameznih članih.
Ni komentarjev:
Objavite komentar